직원 스마트폰이 고가의 리더기 대신해 예산 없이 개발·이용 가능

행정기관 뿐 아니라, 일반 기업체에서도 물품을 효율적으로 관리 · 운영하기 위해 철저한 ‘물품관리’가 필요하다. 특히 행정기관에서는 각종 행사, TF팀 및 산하기관 개설, 직원 전출입 등이 빈번하기 때문에 전산장비의 이동이 매일같이 발생한다. 이 경우 정확한 물품관리 시스템이 구축돼 있지 않으면 물품관리에 어려움이 생기기 마련.

  마포구(구청장 박홍섭)가 자치구 최초로 ‘QR코드를 활용한 전산장비 물품관리시스템’을 구축해 전산장비 관리의 편의성과 신속성을 높였다. 이는 비용을 들이지 않고 해결할 수 있는 방법이라 더욱 눈길을 끈다.

  QR코드를 활용하면 이동이 잦은 물품에 대해서도 실시간으로 내용확인이 가능해져 행정절차를 간소화하고, 많은 양의 물품정보를 담을 수 있다는 점에서 지난 2010년부터 전국 지자체에서 시행되고 있는 RFID 시스템의 취약점을 개선했다는 평가다.

  시스템을 개발한 전산정보과 김현곤 주무관은 “RFID 물품관리시스템의 경우, 태그를 붙이면 1~2m 떨어진 곳에서도 리더기로 쉽게 읽을 수 있어 대형마트나 창고 같이 일정 장소의 재고를 조사하는 데는 효과적이다. 하지만 행정기관의 전산장비는 분배 및 수거가 수시로 발생하고 규격도 다양해 적용에 어려움이 있다”라며 “RFID 리더기가 고가이다 보니 전 부서에 배치되지 않아 물품의 수시확인이 곤란한 점 등의 불편사항을 개선하기 위해 QR코드를 제작하게 됐다”고 개발배경을 밝혔다.

  이에 따라 구는 물품 이동이 빈번한 전산장비에 대해 재물조사를 주 목적으로 하는 RFID와 물품의 정확한 이동경로 및 정보를 손쉽게 파악할 수 있는 QR코드를 병행해 사용하고 있다.

  현재 동주민센터와 전산교육장 등을 포함하여 마포구에 설치된 모든 전산장비는 4~5년이 지나면 불용처리하고, 이를 수리 · 보수하여 저소득층을 위한 사랑의 PC로 다시 사용한다. 한 해 불용처리되는 전산장비만 해도 400~700대에 달하는데 이때 물품관리가 원활히 되지 않으면 어떤 물건을 불용처리할 것인지, 현재 어느 부서에서 보관하고 있는지 등을 파악할 수 없어 중고PC를 수거하는 데 곤란을 겪게 된다.

구는 QR코드에 구입일련번호, 분류명, 규격명, 취득구분, 취득일자, 구입일자, 단가, 부서명, 취득적요, 보관장소, 이동상태, 이동요청일, 이동부서 등 13가지 항목을 표시함으로써 물품관리부서 및 상세현황 등을 쉽게 파악할 수 있도록 했다.

  또 현재 사용 중인 물품관리시스템과 전산장비 물품정보 DB 실시간 동기화프로그램을 구현함으로써 QR코드를 부착한 모든 전산장비의 등록현황을 실시간으로 언제, 어디서나 확인할 수 있게 한 것이다.

  이 모든 시스템을 구축하는 데 예산이 전혀 필요치 않다는 것 또한 큰 장점으로 꼽을 수 있다. QR코드를 활용하면 마포구청 직원의 50% 이상이 보유하고 있는 모든 스마트폰이 리더기 역할을 하게 된다. 또 QR코드는 일반 사무용품 라벨지를 이용해 일반 프린터로도 충분히 인쇄 가능하다.

  김 주무관은 “QR코드 제작은 대게 높은 기술력을 요하는 작업이 아니기 때문에 어느 기관에서나 쉽게 생성할 수 있는 만큼 타 행정기관에서도 응용이 용이할 것”이라며 “간편한 물품관리 시스템 구축을 통해 행정력 낭비를 최소화하는 데 기여할 것으로 기대한다”고 말했다.

  ▣ 첨부사진

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좌: QR코드를 부착한 컴퓨터

우: 스마트폰에서 확인되는 QR코드 내용